Procedurebeskrivelse for at indgå/forny udvekslingsaftale med et udenlandsk universitet
Aalborg Universitet (AAU) kan indgå udvekslingsaftaler med udenlandske universiteter i forbindelse med studentermobilitet. Skal aftalen indgås med et universitet under Erasmus+ programmet benyttes en inter-institutionel aftale (Erasmus-aftale). Skal aftalen indgås med et tredjelands universitet (oversøisk aftale) benyttes en bilateral udvekslingsaftale.
Betingelser for at indgå/forny udvekslingsaftale med et udenlandsk universitet
Ifølge krav fra Direktionen skal der opnås balance i forhold til ind- og udgående mobilitet via udvekslingsaftaler. Det betyder bl.a. at der kun indgås nye samarbejdsaftaler, hvis det kan sandsynliggøres, at studerende fra AAU vil rejse til det pågældende universitet, og at der kun modtages én studerende, for hver studerende AAU sender ud.
Skal en eksisterende aftale fornyes, skal der ske en kvalitetssikring i forhold til sandsynligheden for, at en AAU studerende vil rejse til det pågældende universitet og antallet af studerende som kan udveksles tilpasses aftalen.
For AAU gælder at alle aftaler vedrørende studenterudveksling skal godkendes på fakultetsniveau.
Procedure for indgåelse/fornyelse af Erasmus-aftaler
Til indgåelse af nye aftaler eller fornyelse af nuværende anvendes en
Erasmus-aftale
Hvis Internationalt Kontor modtager en henvendelse fra et udenlandsk universitet vedr. indgåelse/fornyelse af aftale, sender Internationalt Kontor henvendelsen til den relevante fakultet. Det er fakultetets ansvar at udfærdige aftalen evt. i samarbejde med det relevante studienævn. Dekanen skal godkende og underskrive aftalen og aftalen sendes herefter retur til Internationalt Kontor. Internationalt Kontor registrerer aftalen i partnerdatabasen, således at aftalen er synlig på den søgbare database på Internationalt Kontors hjemmeside. Herefter sender Internationalt Kontor aftalen retur til partneruniversitetet og arkiverer den i Captia.
Udfyld aftale step-by-step
1. Udfyld aftale med relevante oplysninger (udfyld felterne skrevet med rød)
2. Fremsend aftalen til godkendelse og underskrift hos partneren (fremsend som vedhæftet word-dokument, så partneren har mulighed for at tilføje evt. ændringer) og bed herefter partneren fremsende et underskrevet eksemplarer gerne pr. email til fakultetet.
3. Dekanen underskriver aftalen og aftalen fremsendes til Internationalt Kontor
4. Internationalt Kontor registrerer aftalen i partnerdatabasen
5. Internationalt Kontor sender aftalen retur til partneruniversitetet og arkiverer i Captia
6. Hvis partneruniversiteterne har sendt deres udkast til en aftale følger du samme procedure fra step 2 og frem.
Mangler du en kontaktperson hos de eksisterende samarbejdspartnere, er du velkommen til at kontakte Gitte N. Jensen v. Internationalt Kontor (gij@adm.aau.dk).
Procedure for indgåelse/fornyelse af oversøiske aftaler (bilaterale udvekslingsaftaler)
Til indgåelse/fornyelse af udvekslingsaftaler anvendes AAUs officielle
Hvis Internationalt Kontor modtager en henvendelse fra et udenlandsk universitet vedr. indgåelse/fornyelse af aftale, sender Internationalt Kontor henvendelsen til relevante fakultet. Efter faglig godkendelse underskriver Dekanen aftalen og den fremsendes til underskrift ved det udenlandske universitet. Herefter sendes aftalen retur til Internationalt Kontor. Internationalt Kontor registrerer aftalen i partnerdatabasen, således at aftalen er synlig på den søgbare database på Internationalt Kontors hjemmeside.
Udfyld aftale step-by-step
1. Udfyld aftale med relevante oplysninger
2. Underskriv den bilaterale aftale på minimum dekanniveau
3. Fremsend aftalen til godkendelse og underskrift hos partneren (fremsend som vedhæftet word-dokument, så partneren har mulighed for at tilføje evt. ændringer) og bed partneren fremsende et underskrevet eksemplar til fakultetet
4. Fremsend den endelige aftale til Internationalt Kontor – skal aftalen underskrives af Rektor (oversættes til President i aftalen) sørger Internationalt Kontor for dette
5. Internationalt Kontor registrerer aftalen i partnerdatabasen, så den fremgår af den søgbare database på Internationalt Kontors hjemmeside samt Captia
6. IK sender aftalen til fakultetet som fremsender aftalen til partneruniversitetet
Mangler du en kontaktperson hos de eksisterende samarbejdspartnere, er du velkommen til at kontakte Mariann Simonsen v. Internationalt Kontor (mas@adm.aau.dk) .